DIRECTING

Istilah Directing (pengarahan) adalah istilah yang diberikan oleh Harold Koontz,  sedangkan istilah Pelaksanaan (actuating) adalah istilah yang digunakan oleh GR. Terry. Oleh para ahli lain memberikan istilah yang berbeda-beda.

Henry Fayol, menggunakan istilah Commanding yang berarti Pemberian perintah. SP. Siagian, menggunakan istilah Motivating yang berarti motivasi. Dan masih banyak lagi istilah lain yang dikemukakan oleh para ahli yang lain, namun kesemuanya itu tidak mempunyai perbedaan yang prinsipil, karena istilah-istilah tersebut mempunyai maksud dan tujuan yang sama, yaitu mengarah pada usaha untuk menggerakkan atau membuat orang agar dapat melakukan pekerjaan dengan baik sesuai yang diinginkan oleh pimpinan.

GR. Terry mengemukakan bahwa Actuating adalah membuat semua orang anggota kelompok agar mau bekerjasama, dan bekerja secara ihlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan rencana.

Pengertian lain dari Directing adalah kegitan yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, mengarahkan, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam melaksanakan sesuatu kegiatan usaha.

Dalam pembahasan mengenai Directing ini ada beberapa hal yang harus dibahas, yaitu :

1.      Tingkah laku (Perilaku) manusia (human behavior)

2.      Hubungan manusia (human relation)

3.      Motivasi (motivation)

4.      Kepemimpinan (leadership)

5.      Komunikasi (communication)

Kelima hal ini harus dapat dimengerti dengan baik agar directing dapat dilaksanakan dengan baik pula.

I.  PERILAKU MANUSIA (HUMAN BEHAVIOR)

Masalah Directing  berkaitan erat dengan manusia, olehnya itu kita harus mempelajari perilaku manusia (human behaviour).

Dalam hidup berkelompok manusia mempunyai  perbedaan, yaitu berbeda jenis kelamin, usia, pengalaman, agama dan perbedaan kepentingan, tetapi juga mempunyai  persamaan, seperti persamaan kebutuhan untuk makan, minum, melanjutkan keturunan, keamanan dan lain-lain.

Mengenai tingkah laku manusia ini, salah satu teori yang kita kutip sebagai dasar adalah teori yang dikemukakan oleh Douglas McGregor,  yang dikenal dengan Teori  X  dan Teori  Y.

Teori X  beranggapan bahwa :

-Karyawan itu rata-rata malas dan tidak suka bekerja

-Umumnya karyawan tidak berambisi dan menghindar dari tanggung jawab.

-Karyawan lebih suka dibimbing, diperintah dan dikendalikan.

-Karyawan lebih mementingkan diri sendiri dan tidak memperdulikan sasaran organisasi.

Oleh karena itu karyawan harus dikendalikan, dipaksa dan diarahkan agar organisasi dapat mencapai sasarannya.

Tipe kepemimpinan Teori  X adalah Otoriter.

Teori  Y  beranggapan bahwa :

Karyawan rata-rata rajin bekerja.

Karyawan dapat memikul tanggung jawab

Karyawan selalu berusaha untuk mencapai sasaran organisasi dan mengembangkan diri untuk mencapai sasaran.

Tipe kepemimpinan  Teori Y adalah Demokratis.

Teori Human Behavior (perilaku manusia), sesungguhnya didasarkan pada anggapan bahwa orang mempunyai tanggung jawab, potensi, dan mau bekerja.

Persoalannya adalah bagaimana mendorong semua potensi yang ada pada setiap individu tersebut, olehnya itu perlu adanya   Motivasi.

I.       HUMAN RELATION

Hubungan manusia adalah hubungan antara orang-orang,  yang dilakukan dalam organisasi. Jadi bukan hubungan dalam arti kekeluargaan.

Hubungan ini tercipta serta didorong oleh kebutuhan dan kepentingan yang sama, misal untuk memperoleh pendapatan, keamanan, kekuatan dsb.

Dalam kehidupan organisasi , harus didasarkan atas  kebutuhan, kepentingan, hormat menghormati, kerjasama untuk mencapai tujuan.

Kerjasama akan tercipta dengan baik, jika ada pengertian kebersamaan, saling menguntungkan, dan adanya kesediaan untuk mengorbankan sebagian dari kepentingannya masing-masing.

Mengapa seseorang mau bekerja atau mau menjadi karyawan dan Mengapa perusahaan mau menerimanya ?????

Hal ini didasarkan atas sifat  The Nature of man dan The nature of organization

The nature of man, artinya  seseorang berpendapat bahwa kebutuhan dan kepentingannya  akan lebih mudah diperolehnya jika ia menjadi karyawan suatu perusahaan.

The nature of organization, artinya  perusahaan menerima seseorang menjadi karyawan, jika orang itu akan memberikan keuntungan bagi perusahaan, atau nilai prestasinya lebih besar dari kompensasinya.

III. MOTIVASI

Motivasi dapat bersumber dari dalam diri sendiri dan dari orang lain.

Motivasi adalah usaha/kegiatan dari manajer untuk dapat menimbulkan/ meningkatkan semangat dan kegairahaan kerja dari para pekerja/karyawan, (motivasi bersumber dari orang lain).

GR. Terry, mengemukakan bahwa motivasi adalah keinginan yang terdapat pada diri seseorang individu yang merangsangnya untuk melakukan tindakan-tindakan (motivasi bersumber dari diri sendiri).

Apa yang mendorong orang untuk bekerja ?

Menurut Peterson dan Plowman, mengatakan bahwa orang mau bekerja karena :

-          Keinginan untuk hidup (the desire to live). Manusia bekerja untuk dapat makan, minum (kebutuhan biologis).

-          Keinginan untuk memiliki sesuatu (the desire for posession).

-          Keinginan akan kekuasaan (the desire for power)

-          Keinginan akan pengakuan (the desire for recognation).

Menurut Abraham H. Maslow, orang mau bekerja karena ingin memenuhi berbagai macam kebutuhan, dimana kebutuhan manusia itu berjenjang artinya bila kebutuhan yang pertama telah dipenuhi, maka kebutuhan tingkat kedua menjadi yang utama.

Dasar Teorinya adalah :

1.      Manusia adalah mahluk yang berkeinginan. Ia selalu menginginkan yang lebih banyak, keinginan itu terus menerus dan hanya akan berhenti bila akhir hayat.

2.      Suatu kebutuhan yang telah dipuaskan tidak menjadi motivator bagi pelakunya, hanya kebutuhan yang belum terpenuhi yang menjadi motivator.

3.      Kebutuhan manusia tersusun dalam suatu jenjang yakni :

a.       Kebutuhan fisiologis (physiological needs), kebutuhan untuk memper-tahankan hidup, seperti : makan, minum, perumahan, seks, istirahat.

b.      Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs). Kebutuhan akan perlindungan dan stabilitas, baik kebutuhan akan keamanan jiwa maupun keamanan hartanya.

c.       Kebutuhan sosial (social needs). Kebutuhan untuk saling cinta, persahabatan, perasaan memiliki dan diterima dalam kelompok, kekeluargaan, asosiasi, ingin dihormati, ingin maju, ikut berpartisipasi dan lain-lain.

d.      Kebutuhan harga diri (esteem needs). Kebutuhan akan status atau kedudukan, kepercayaan diri, pengakuan, reputasi dan prestasi, apresiasi, kehormatan diri, penghargaan.

e.       Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri (self-actualization needs). Kebutuhan untuk mengembangkan potensi diri, pengembangan diri, melalui pendidikan, seminar-seminar, komperensi dan lain-lain.

Hirarki kebutuhan dari Maslow ini digambarkan sebagai berikut :

                                                                                                    5    Self-actualizatin

                                                                                                          needs.

                                                                                 4    Esteem needs

                                                         3     Social needs

                                    2    Safety and security needs

              1     Physiological needs

Dari gambaran tersebut di atas, maka Motivasi dapat berupa :

1.      Material, berupa  Upah, insentif, barang.

2.      Non material, berupa :

-        memperhatikan rasa harga diri

-        memenuhi kebutuhan rohani

-        menempatkan pekerja pada tempat yang tepat

-        menimbulkan rasa aman

-        memperhatikan lingkungan tempat kerja

-        memberikan kesempatan untuk maju

-        menciptakan persaingan yang sehat

-        mengadakan promosi yang tepat.

Tujuan Motivasi :

Untuk mengubah perilaku sesuai dengan keinginan pimpinan

Untuk meningkatkan disiplin pegawai

Untuk meningkatkan kegairahan dan prestasi pegawai

Untuk menjaga kestabilan pegawai

Untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai

Untuk mempertinggi moral pegawai

Untuk meningkatkan rasa tanggung jawab pegawai pada pekerjaannya

Untuk memperdalam kecintaan pegawai terhadap perusahaan.

Kesulitan Manajer dalam  Memberikan Motivasi :

Untuk menentukan alat motivasi yang paling tepat agak sukar karena keinginan setiap individu tidak sama.

Kemampuan perusahaan terbatas untuk memberikan insentif.

Pimpinan sulit memberikan insentif yang adil dan tepat.

IV. KEPEMIMPINAN (Leadership)

Ada beberapa hal yang perlu dipahami dalam membahas kepepimpinan yaitu :

1.      Leader; adalah orang yang  membimbing dan mengarahkan orang lain.

2.      Leadership adalah seni atau proses mempengaruhi orang lain  agar mereka mau bekerja dengan giat ke arah pencapaian tujuan, atau dengan kata lain Leadership adalah sifat/bakat yang dimiliki oleh pimpinan (leader) untuk membimbing dan mengarahkan tindakan orang lain.

GR. Terry mengemukakan bahwa Kepemimpinan adalah kegiatan yang mempengaruhi orang-orang agar supaya bekerja dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu leadership merupakan kunci dalam manajemen.

Pimpinan atau manajer atau kepala/ketua  adalah seorang yang mempergunakan wewenang dan kepemimpinannya untuk mengarahkan orang lain serta bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut.

Tipe-tipe Kepemimpinan (menurut Robert Blake dan Mouton), yaitu :

1.      Deserter ; tipe pimpinan yang perhatiannya terhadap produksi maupun manusia pekerja sangat rendah (1.1)

2.      Missionary ; tipe pimpinan yang perhatiannya terhadap produksi rendah, sedang perhatiannya terhadap manusia pekerja paling besar/tinggi. Gaya kepemimpinan berorientasi manusia. (1.9)

3.      Autocrat ; perhatian terhadap produksi sangat besar, namun perhatiannya terhadap manusia sangat rendah. Gaya kepemimpinan berorientasi produksi (9.1)

4.      Compromiser ; perhatiannya terhadap produksi dan manusia pekerja sebanding/sama. Gaya kepemimpinannya berimbang (5.5)

5.      Executive ; perhatiannya pada produksi maupun manusia sangat besar. Gaya kepemimpinan yang berorientasi pada tugas, hubungan manusia, dan efektivitas kerja (gaya kepemimpinan terbaik)., (9.9)

Tipe  pimpinan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

                   X

                               1.9                                                                     9.9

                                                                   5.5

                         

                         

                         

                          

                                                      

                                1.1                                                                      9.1      

                                                                                                                        Y

                                                                                                                  

Sumbu  X = Perhatian terhadap manusia

Sumbu  Y = perhatian terhadap produksi.

Tipe kepemimpinan menutur GR. Terry adalah :

1.      Kepemimpinan pribadi (personal leadeship)

2.      Kepemimpinan non pribadi (non personal leadeship)

3.      Kepemimpinan  otoriter (authoriter leadership)

4.      Kepemimpinan demokratis (democratis leadeship)

5.      Kepemimpinan kebapaan (paternalistic leadership)

6.      Kepemimpinan alamiah (indigenous leadership).

V.  KOMUNIKASI

A.    PENGERTIAN

Komunikasi bukan hanya sekesar sebagai proses pemberitahuan dari satu pihak ke pihak yang lain, yang dapat berupa rencana-rencana, instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, sarana-sarana dan sebagainya.Oleh karena itu apabila seseorang mengirimkan surat, menempelkan pengumuman, menelpon dan sebagainya, maka orang tersebut telah menganggap dirinya melaksanakan komunikasi.

Komunikasi diartikan sebagai penyampaian warta dari pihak yang satu kepada pihak lainnya, bertujuan menjalin pengertian yang baik antara si pemberi warta dengan orang yang menerima warta.

Jadi  komunikasi yang dimaksud disini adalah jalinan pengertian antara pihak yang satu dengan pihak yang lain, sehingga apa yang dikomunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan dan akhirnya dilaksanakan.

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Pemindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi dll.

B. PROSES KOMUNIKASI

Dalam proses komunikasi terdapat tahap-tahap dimana suatu “gagasan” atau “pengertian” dikirimkan dari sumbernya (komunikator) sampai gagasan atau pengertian tersebut dijalankan oleh orang yang menjadi sasaran komunikasi (komunikan atau penerima).

Tahap-tahap komunikasi adalah :

Tahap idiasi;

Tahap idiasi adalah proses penciptaan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.

Tahap encoding;  tahap dimana semua gagasan atau informasi disusun dalam serangkaian bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirim kepada komunikan dan juga pilihan saluran media komunikasi yang akan digunakan. Sandi atau simbol dapat berupa kata-kata (lisan atau tulisan), gambar/poster/grafik atau tindakan.

Tahap pengiriman;  pengiriman pesan dapat dilakukan dengan berbicara, menulis, menggambar, dan bertindak. Keputusan yang tepat dalam memilih/menentukan saluran yang tepat merupakan hal yang sangat penting.

Komunikasi lisan digunakan apabila kesempatan untuk berinteraksi antara sumber dan penerima memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakantubuh, intonasi suara, dll.) dan memungkinkan umpan balik diperoleh segera.

Komunikasi tertulis dapat disampaikan melalui saluran-saluran seperti : memo, surat, laporan catatan, dll.

Tahap penerimaan;  penerimaan pesan ini dapat melalui proses pendengaran, membaca atau mengamati, tergantung pada saluran atau media yang digunakan untuk mengirimkannya.

Tahap decoding; pesan yang diterima diinterpretasikan, dibaca, diartikan dan diuraiakan secara langsung atau tidak langsung melalui proses berpikir.

Dalam tahap decoding ini dapat terjadi ketidak sesuaian atau bahkan penolakan terhadap gagasan atau ide yang di “encoding”  oleh komunikator.

Tahap tindakan atau umpanbalik (feedback); penerima akan menyampaikan berita balasan yang ditujukan pada pengirim. Dalam tahap ini respon komunikan dapat berbentukusaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan tindakan lain.

C. SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1.       Komunikasi Internal;  komunikasi antara para anggota organisasi.  terdiri dari :

(a)  Komunikasi vertikal

(b)  Komunikaso horizontal

(c)Komunikasi diagonal

Jadi komunikasi berfungsi sebagai :

1.             memberikan perintah/instruksi

2.             menyampaikan informasi

3.             memberi laporan

4.             memberi saran, nasehat dari seseorang kepada orang lain.

2. Komunikasi eksternal

Komuniasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi.

Komunikasi ini terdiri dari dua jalur secara timbal balik, yakni

-           Komunikasi dari organisasi kepada khalayak dan,

-           Khalayak kepada organisasi.

D. UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

1.             Giver (komunikator) é  orang yang menyampaikan ide, pesan.

2.             Pesan    é   informasi = ide

3.             Saluran  é  alat yang dipakai untuk komunikasi

4.             Feed Back (action) é  reaksi yang diberikan oleh receiver (penerima)

E.     SYARAT-SYARAT KOMUNIKASI YANG BAIK

Komunikasi harus mudah dimengerti (jelas, tegas, singkat),

Komunikasi harus lengkap,

Komunikasi harus tepat waktu,

Komunikasi menggunakan media yang tepat,

Komunikasi harus timbal balik,

Komunikasi perlu memperhatikan situasi dan kondisi.

Komunikasi perlu menghindarkan kata-kata yang kurang enak/kurang baik.

F.     HAMBATAN-HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF :

I.        Hambatan organisasional ini terdiri dari :

(1)  Tingkat hierarchi (hirarki)

(2)  Wewenag manajerial

(3)  Spesialisasi

II.                 Hambatan antar pribadi :

(1)  persepsi selektif

(2)  status atau kedudukan komunikator

(3)  keadaan membela diri

(4)  pendengaran lemah

(5)  ketidak tepatan menggunakan bahasa

G.    PENINGKATAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM ORGANISASI.

Manajer harus dapat meningkatkan efektifitas komunikasi dalam organisasinya, untuk dapat mengatasi kesulitan/hambatan dalam berkomunikasi.

Ada beberapa cara yang perlu dilakukan:

1.            Meningkatkan kesadaran anggota organisasi akan pentingnya kebutuhan komunikasi.

2.            Penggunaan umpan – balik (komunikasi dua arah)

3.            Menjadi komunikator yang lebih efektif

4.            Membuat pedoman komunikasi yang baik.

Komunikasi diartikan sebagai penyampaian warta dari pihak yang satu kepada pihak lainnya, bertujuan menjalin pengertian yang baik antara si pemberi warta dengan orang yang menerima warta.

Jadi  komunikasi yang dimaksud disini adalah jalinan pengertian antara pihak yang satu dengan pihak yang lain, sehingga apa yang dikomunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan dan akhirnya dilaksanakan.

Komunikasi dapat dibedakan atas dua macam :

1.      Komunikasi ke dalam (business communication); komunikasi yang disampaikan kepada anggota arganisasi itu sendiri.

2.      Komunikasi ke luar (publik communication); komunikasi yang disampaikan pada pihak luar yang bertujuan untuk menjalin hubungan yang baik antara pihak atasan dengan pihak luar yang dapat diwujudkan dalam bentuk telpon, berbicara langsung, mengirim surat dan lain-lain.

Komunikasi dalam manajemen sangat penting karena Komunikasi  merupakan sarana  untuk menyampaikan Perintah, Informasi, Berita, Laporan maupun dalam hal menjalin hubungan  antara sesama anggota organisasi.

Jadi komunikasi berfungsi sebagai :

1.      memberikan perintah/instruksi

2.      menyampaikan informasi

3.      memberi laporan

4.      memberi saran, nasehat dari seseorang kepada orang lain.

Unsur-Unsur Komunikasi :

1.      Giver (komunikator) é  orang yang menyampaikan ide, pesan.

2.      Pesan    é   informasi = ide

3.      Saluran  é  alat yang dipakai untuk komunikasi

4.      Feed Back (action) é  reaksi yang diberikan oleh receiver (penerima)

Syarat-syarat Komunikasi yang baik :

1.      Komunikasi harus mudah dimengerti (jelas, tegas, singkat)

2.      Komunikasi harus lengkap

3.      Komunikasi harus tepat waktu

4.      Komunikasi menggunakan media yang tepat

5.      Komunikasi harus timbal balik

6.      Komunikasi perlu memperhatikan situasi dan kondisi

7.      Komunikasi perlu menghirdakan kata-kata yang kurang enak/kurang baik.

Komunikasi ini dapat dilakukan secara tertulis, lisan dan dengan gambar.